Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Ruhrstadt Immobilien Service GmbH
Kettwiger Str. 23
45127 Essen
Deutschland

E-Mail: support@protocasa.de

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Nutzung von Protocasa werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

2.1 Website-Besuch

  • IP-Adresse (anonymisiert)
  • Browsertyp und -version
  • Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Zeitpunkt des Zugriffs

2.2 App-Nutzung (Protocasa PWA)

  • Benutzerkonto-Daten (Name, E-Mail-Adresse)
  • Protokolldaten (Immobilien, Wohnungen, Räume, Zählerstände, Mieterdaten)
  • Fotos der Wohnungsübergabe
  • Digitale Unterschriften
  • Einwilligungserklärungen (DSGVO-Konsens)

2.3 Kontaktformular

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Nachrichteninhalt

3. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Bereitstellung und Betrieb der Protocasa-Plattform
  • Erstellung und Verwaltung von Übergabeprotokollen
  • Synchronisierung von Offline-Daten mit dem Server
  • Generierung und Versand von PDF-Protokollen per E-Mail
  • Beantwortung von Kontaktanfragen
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Für die Verarbeitung von Fotos, Unterschriften und optionale Kommunikationseinwilligungen. Die Einwilligung wird im Rahmen des Protokolls dokumentiert und kann jederzeit widerrufen werden.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Für die Bereitstellung der Protocasa-Dienste, die Erstellung von Übergabeprotokollen und die Verwaltung von Benutzerkonten.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Für die IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und statistische Auswertung der Website-Nutzung.

5. Einwilligungsmanagement (Consent Mode)

Diese Website verwendet ein Cookie-Consent-Banner, das auf der Google Consent Mode v2-Technologie basiert. Analyse- und Marketing-Dienste werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Ohne Ihre Zustimmung werden keine Tracking-Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Drittanbieter übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit zurücksetzen:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

5.1 Google Tag Manager (GTM)

Diese Website verwendet den Google Tag Manager (Container-ID: GTM-TT5775X7) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager selbst speichert keine Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten. Er dient als Verwaltungsoberfläche zur Auslösung anderer Tags, die ihrerseits Daten erfassen können. Die nachfolgend beschriebenen Dienste werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über den Tag Manager geladen.

5.2 Google Analytics 4 (GA4)

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google Analytics verwendet Cookies, um eine Analyse der Benutzung der Website zu ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Dienst wird über den Google Tag Manager geladen und nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Wir verwenden die IP-Anonymisierung, sodass Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der EU/des EWR gekürzt wird. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

5.3 Meta Pixel (Facebook)

Diese Website verwendet das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland. Das Meta Pixel ermöglicht es, das Verhalten von Nutzern zu verfolgen, nachdem diese durch Klicken auf eine Facebook-Werbeanzeige auf unsere Website weitergeleitet wurden. Der Dienst wird über den Google Tag Manager geladen und nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Die erhobenen Daten sind für uns anonym. Die Daten werden von Meta gespeichert und verarbeitet und können mit Ihrem Facebook-Profil verknüpft werden. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: Meta Datenschutzrichtlinie.

5.4 Microsoft Clarity

Diese Website verwendet Microsoft Clarity der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Clarity ist ein Verhaltensanalyse-Tool, das durch Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps hilft, die Nutzung der Website zu verstehen. Der Dienst wird über den Google Tag Manager geladen und nur nach Ihrer Einwilligung aktiviert.

Microsoft Clarity speichert und verarbeitet diese Informationen. Die Daten können in die USA übertragen werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: Microsoft Datenschutzerklärung.

5.5 LinkedIn Insight Tag

Diese Website verwendet den LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Der LinkedIn Insight Tag ermöglicht die Erhebung von Daten zu Besuchen auf unserer Website, einschließlich URL, Referrer-URL, IP-Adresse, Geräte- und Browsereigenschaften sowie Zeitstempel. Diese Daten werden verschlüsselt und innerhalb von sieben Tagen anonymisiert. Die anonymisierten Daten werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht.

LinkedIn teilt keine personenbezogenen Daten mit uns, sondern bietet nur aggregierte Berichte über die Website-Zielgruppe und die Anzeigenleistung. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Der LinkedIn Insight Tag wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über das Cookie-Banner aktiviert. Weitere Informationen: LinkedIn Datenschutzrichtlinie.

5.6 Cookies und lokale Speicherung (Protocasa PWA)

Die Protocasa-App nutzt IndexedDB (eine lokale Browser-Datenbank) zur Offline-Speicherung von Protokolldaten. Dies ermöglicht die Nutzung der App ohne Internetverbindung. Die Daten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und erst bei bestehender Internetverbindung mit dem Server synchronisiert.

Lokal gespeicherte Daten umfassen:

  • Authentifizierungstoken (JWT)
  • Protokollentwürfe und zugehörige Fotos
  • Thumbnail-Vorschaubilder (nach Synchronisierung)

Nach erfolgreicher Synchronisierung werden die vollständigen Bilder lokal gelöscht. Es verbleiben nur Miniaturansichten auf dem Gerät.

6. Hosting und Infrastruktur

6.1 Website (protocasa.de)

Diese Website wird über Cloudflare Pages gehostet. Cloudflare kann bei Seitenaufrufen technische Daten (IP-Adresse, Browserinformationen) verarbeiten. Weitere Informationen: Cloudflare Datenschutzerklärung .

6.2 Anwendungsserver

Die Protocasa-App und das Backend werden auf einem in Deutschland betriebenen Server gehostet und über Dokploy verwaltet. Die Daten werden in einer PostgreSQL-Datenbank gespeichert und verlassen nicht den europäischen Wirtschaftsraum.

7. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: datenschutz@protocasa.de

8. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen.
  • Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
  • Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.